如何导入Excel文件到帐单

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【功能】

 

用户可将包含商品信息的Excel文件导入到各种新建帐单或已建帐单内,使帐单中商品信息的录入更快捷、方便。

 

 

【实例】

 

2009年9月3日阳光商场接收到从博浩进出口公司采购的一批货物和该批货物的出库单Excel文件“20090903.xls”,管理员即可利用导入Excel文件的形式快速创建该批货物的入库单。

 

【注意事项】

 

保证电脑安装的Excel为正式安装版,否则无法导入。

 

 

【操作】

 

a. 首先打开要导入的Excel文件。

例如,【实例】中提到的的出库单“20090903.xls”。

 

 

b. 登录“博浩商贸管理专家[轻松管理]”,单击主窗口左侧导航条中“对供应商账单”下的“Albaranes”(入库单)。

 

c. 进入“Albaranes de Proveedor”主窗口后,单击“增加账单”(下图红笔标注)。

注意:如果用户是对已建帐单导入Excel文件,则在帐单主窗口中帐单后单击“修改帐单”(上图蓝笔标注)进入指定帐单编辑窗口。

 

d. 在入库单编辑窗口输入供应商编号、日期等信息后开始导入Excel文件。

注意:用户可以在“备注”栏内填入“博浩进出口公司-出库单20090903”,这样在帐单审核时如果商品信息出现问题,可以迅速的查找到源文件并查对。

 

e. 顺序单击工具栏中的“帐单”→“导入Excel文件”。

 

f. 在弹出的导入Excel编辑窗口,对照步骤1打开的Excel文件列标题(AZ的26个字母),对应填写导入Excel文件信息的列号。

 

例如,商品编码在该Excel文件中的列标题为A,则用户应在导入Excel编辑窗口的编码列号栏内对应填写A,同理一一对应的填写其他列号。导入Excel文件信息必须填写正确,保证下面操作的顺利进行以及帐单有效。

 

g. 导入Excel文件信息填写完毕后单击“Excel文件”(上图蓝笔标注)。

 

h. 在弹出的导入Excel文件选择对话框内按照Excel文件保存路径找到并选中要导入的目标文件,单击“打开”。

 

i. Excel文件选择成功,单击“预处理”(下图红笔标注)。

 

j. 系统自动将该Excel文件中的商品分为“导入商品”和“无法导入商品”两组。

 

导入商品

⊕如果两公司对同种商品使用不同的编码,则系统自动将所有“导入商品”的编码修改为本公司编码。

⊕用户应查对“导入商品”的单价与进价是否相同。

单价:Excel文件中该商品编码对应商品的进货价。

进价:软件中已存该商品编码对应商品以往采购的进货价。

如果差价太大则可能为不同的商品,即同一商品编码在两公司分别对应着不同的商品。

注意:该查对只对入库单的创建意义。

 

无法导入的商品

对于无法导入的商品,用户可以照以下的流程进行处理:

①查对是否非商品信息并处理。

导入的Excel文件一般情况都包含一些非商品信息(如表头等),可能被软件当做商品信息导入,处理方法如下:

a.记录非商品信息对应的的行号(上图蓝笔标注)。
b.在步骤1打开的Excel文件中照记录的行号删除对应行,并保存修改。
c.重新回到“导入Excel”文件窗口,单击“预处理”即可。

或在增加商品信息时,跳过非商品信息,只增加商品信息。

 

②增加无法导入的商品信息(如果没有无法导入商品则可省略该步骤)。

    批量增加

如果所有无法导入商品都需要进行增加,请执行以下操作:

单击“增加无法导入商品”(下图红笔标注),系统弹出所无法导入商品的信息编辑窗口,用户在每个商品编辑窗口填写对应的商品信息后单击“退出”即可。

   

    单个增加

如果只需要对个别无法导入商品进行增加,请对需要进行增加的商品执行以下操作:

单击无法导入商品行号前的→“增加商品”,在弹出的商品信息编辑窗口填写商品信息,填写完毕单击“退出”。

 

注意:对于软件未存商品,如果两公司同种商品使用的编码不同,则用户在编辑商品信息时请不要忘记修改成本公司编码。

 

k. 以上操作完毕,单击“预处理”(下图红笔标注),此时用户执行了增加操作的“无法导入商品”全部转化为“导入商品”。

 

 

l. 导入商品信息完成,请核对合计金额是否与出库单中的合计金额相同(如出库单在导入过程中修改,则查对是否和修改后的合计金额相同),如果不同请查对前面的操作是否问题。

如导入商品的信息需要修改,请单击对应商品行号前的→“修改商品”调出商品编辑窗口,修改信息完毕后单击“退出”即可。

 

m. 核对信息无问题后,单击“导入”(下图红笔标注),导入Excel文件操作完成。

 

n. Excel文件““20090903””中的商品信息成功录入到新建的入库单中,单击“保存”(下图红笔标注),该批货物的入库单创建成功。

 

以上为入库单导入Excel文件的操作说明,其他帐单导入Excel文件的方法类同,请用户参照使用。